上海恒海联国际贸易有限公司内部管理制度

三、考 勤 制 度

1、 本公司员工均需参加考勤。

2、 本公司行政财务部负责管理公司考勤工作。

3、 本公司正常上班时间为上午9：00-12：00，下午1：00-5：00

4、 职工迟到或早退二次以上每一次扣发工资10元

5、 职工因故缺勤，均需事先办好请假手续（特殊情况例外）。否则作旷工处理 （1） （2） （3）

6、 职工出勤与月薪挂钩

（1） 事假超过七天者（含双休日）每一天扣发工资50元 （2） 在连续病假满30天以上时，按每月基本工资60%发放

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职工因故请事假，需填写请假单，并经常务副总经理同意批准 职工因病需请假休息或治疗，须出示指定医院的医疗证明（急诊例外） 其他假期按国家规定执行，但均须事先办好请假手续。

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四、合同管理制度

一、合同管理包括内销合同和外销合同(含销售确认书)形式发票等.

二、内外销合同由各业务员根据经营业务的要求负责对外签订,所订合同要求做到：格式规

范、内容齐全、责任明确。

三、合同编号要求全公司统一，由贸管部负责编号。

四、所有合同需经法人或法人授权的经理签字生效后方可对外。

五、签字后的所有合同应交财务部壹份留档，由财务部负责保管。

六、所有合同内容属于公司经营机密不能外泄，除客户、银行等有关部门需用合同外其他人

不能随便查阅，公司内部因工作需要接触合同的人要对合同内容严格保密，对泄露公司经营机密者将对其做出相应的处理，情节严重者可对其追究法律责任。

七、年度终了时财务部应按合同种类的不同编写好目录分别装订成册，存档保管，以备查阅。

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五、单证管理制度

一、单证管理的范围包括：1、信用证2、货物明细单3、货物报关单4、外销发票5、装箱

单6、提单7、汇票8、全套结汇单据9、结汇清单10、核销单11、其他与经营业务有关的单证。

二、信用证由贸管部负责审核和保管，如信用证的条款有不符合公司经营要求或有软条款的

应及时汇报分管经理，并根据分管经理的意见通知对方修改信用证条款；如果正本信用证要到银行打包贷款，由财务部提出申请，经分管财务的经理签字同意后方可将正本信用证移交财务部并做好交接签收工作。

三、出口核销单由贸管部到外管局申领并交船公司或货代公司用作出口报关，按每次的出货

商品名称和数量做好对应的记录；出口后由船公司或货代公司退回的核销单（包括报关单的核销联和退税联）由财务部负责签收、保管、核销。

四、其他单据由贸管部根据实际发生的业务和信用证对单据的要求负责缮制并送、寄各有关

部门（包括客户、船公司、货代公司、商检部门、银行等）。

五、所有单据的制作必须认真、负责，如果发生因制单错误而造成不符点扣款的，制单和审

单人均要按银行扣款金额的壹倍扣发当月工资；如因制单错误造成无法结汇的，除扣发工资外公司将视具体情况对当事人做出相应的处罚。

六、所有单据均属公司经营机密，要做好单据的保管和保密工作，年度终了时对留档的单据

要分门别类、装订成册。

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六、进出口业务操作制度

为了规范业务的操作，健全和完善经营环节，保障每笔业务顺利进行，使业务逐步逐步走上合法化、制度化、规范化轨道，特制定本制度，要求各部门严格遵照执行。

一、业务操作的规定

1、 各个业务员必须了解和掌握本公司的经营范围与要求，在正式与客户签订外销合同前首

先核算好换汇成本，填写好成本预算单，报分管经理审核签字，凭签字后的成本核算单到贸管部领取合同编号，由贸管部统一编制合同号，以便统计、确认和存档，预算单一式三份，一份交财务部，一份交贸管部，一份自留。

2、 在分管经理签字同意预算单的前提下，业务员可签订外销合同，合同一式四份，统一由

分管经理签字后生效。一份交财务部，一份交贸管部，一份自留。

3、 根据外销合同的结算方式，如果用跟单信用证结汇，各业务员要催客户按期开出以我公

司为受益人的信用证。

4、 正本信用证到后，贸管部在一个工作日内完成审证工作并填写好审证记录。对于信用证

上难以接受的软条款，以及其他需要更改的条款，贸管部应立即通知业务员，向客户提出书面修改通知。信用证的修改应该改至可接受为止，由贸管部审定并报分管经理审核签字，正本信用证由贸管部保管，贸管部要做好信用证台帐登记工作，并有责任提请业务员注意信用证的装运期和有效期。

5、 信用证确认后，由各业务员负责订立内销合同，合同由法人委任授权的经理签字后组织

安排生产、收购、商检、入库等。按照外销合同的交货时间，由贸管部负责租船订舱、制好所有单证和报关出运，并保证全部单证的正确性，如因单证错误造成报关或以后结汇受阻由贸管部负责。

6、 货物出运后贸管部要及时将出口货物明细表和外销发票交给财务部，在提单收到后复印

一份交财务部。

7、 贸管部收到提单后，如需办理保险的单据，应立即办理投保手续。

8、 贸管部在收到提单后二个工作日内将全套议付单据制妥后交有关银行议付、托收或押

汇，并根据信用证要求寄交有关单据。

9、 贸管部要及时催促海关、外运将报关单（退税联和核销联）、外汇核销单及时退回，交

财务部以便办理核销、退税等事宜。同时财务部将报关单退税联复印一份留存备案。结汇到帐后，财务部凭银行结汇水单外管核销联、涉外收入报表、外销发票、报关单和核销单负责外管核销和退税申报工作。

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