理和方便査询受控文件；另一方面可采用“文件分发的控制清单”记录文件去向，便于监督、核查和文件变化时及时更新。这里应说明，文件受控不拘形式，重在控制的效果。
（5）文件发布后，应配套相应的宣贯或培训计划和相关人员是否掌握文件的评价方案。
6.文件控制要求
（1）文件应被使用者掌握并在活动中实施； （2）为保证检验检测机构有效运行的所有重要作业场所都能得到相应的授权版本文件（但应注意并不要求所有作业场所都能得到全部文件的相应版本）。所有与检验检测机构工作有关的指导书、标准、手册和参考资料应保持现行有效并易于员工取阅。
（3）为了防止误用（意指非预期使用）无效或作废文件，检验检测机构应及时地从所有使用现场或发放场所撤离这些文件，或通过适当标识等其他方法确保防止误用。尤其是技术标准汇编本，其中有些是现行有效文件，有些是无效作废标准，往往需通过标识加以区别。
（4）若出于法律需要（如变更引起法律诉讼）或知识保存目的而保留的作废文 件，应有适当的标记。“适当的”在此意指能有效识别。 7.文件的定期及不定期审查
为确保文件的持续适宜性和可操作性，机构应定期审查文件，必要时进行修订，修订后的文件须重新批准。
（1）外来文件的审查
为保证使用的外来文件现行有效，机构应在文件控制程序中提出定期跟踪外来文件的审查程序要求，包括明确职责、明确跟踪文件名称、跟踪方式、年查新频次及查新时间、规范识别变化及启动变化分析、评估、评价要求、以及对该文件使用处理建议等过程，审查情况和结果应有记录。
（2）内部文件的审查
为保证使用内部文件的适宜性，机构应在文件控制程序中提出内部审查程序要求，包括明确职责、文件名称、年审查频次及日常发现不符合项需要采取纠正措施、应对风险和机遇的措施时，对内部以为人人适宜性或不满足使用要求等进行识别、分析、评估、评价要求以及对该文件使用处理建议等过程，审查情况和结果应有记录。
定期审査文件，必要时进行修订，修订后的文件须重新批准。规定此要求目的有二：一是确保其持续适宜性；二是满足使用的要求。检验检测机构应做好文件的定期评审记录。对外来文件（特别是技术标准规范）要建立跟踪查新渠道，定期审查文件的现行有效性；对于内部制定的文件，当定期评审发现不适宜或不满足使用要求时应及时修订。为做好此项工作，检验检测机构应就定期审查文件的职责予以明确，应对审查时机做出规定，审查情况和结果应有记录。
8.文件的变更要求
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（1）除非另有特别指定，文件的变更应由原审查责任人进行审査和批准。若有特别指定，被指定的人员应获得进行审批所依据的有关背景资料（如为什么变更变更内容、原来如何规定等）。
（2）若可行，更新的内容应在文件或相应附件中标明。 （3）如果检验检测机构的文件控制系统允许对文件进行手写修改，则应确定修改的程序和权限。修改之处应清楚地表明，并签名和注明日期；修改的文件应尽快正式发布。
（4）应制定程序来描述如何更改和控制保存在计算机系统中的文件。
9.记录是特殊的文件，是活动的客观证据文件，其管理和控制与文件有些区别。文件用来描述或规定如何做，并根据需要按照规定进行修改，为了表达同一文件的历史变化，描述为第几版。已经被修改或替代的文件，应归档保存，这里的文件即成为了记录。而记录是某些活动的结果，是当时客观事实的陈述。记录一旦形成，则不能更改，但在记录形成过程中，可以修改，只是这种修改必须采用划改方式，不可擦涂掉，以免字迹模糊或消失，并将正确值填写在其旁边。对记录的所有改动应有改动人的签名或签名缩写。对电子存储的记录也应采取同等措施，以避免原始数据的丢失或改动。
4.5.4合同评审
检验检测机构应建立和保持评审客户要求、标书、合同的程序。对要求、标书、合同的偏离、变更应征得客户同意并通知相关人员。当客户要求出具的检验检测报告或证书中包含对标准或规范的符合性声明（如合格或不合格）时，检验检测机构应有相应的判定规则。若标准或规范不包含判定规则内容，检验检测机构选择的判定规则应与客户沟通并得到同意。
【条文释义】
1.检验检测机构应依据制定的评审客户要求、标书和合同的相关程序，对合同评审和对合同的偏离加以有效控制，记录必要的评审过程或结果。
2.检验检测机构应与客户充分沟通，了解客户需求，并对自身的技术能力和资质状况能否满足客户要求进行评审，若有关要求发生修改或变更时，需进行重新评审。对客户要求、标书或合同有不同意见，应在签约之前协调解决。
3.对于出现的偏离，检验检测机构应与客户沟通并取得客户同意，将变更事项通知相关的检验检测人员。
4.当客户要求出具的检验检测报告或证书中包含对标准或规范的符合性声明（如合格或不合格）时，检验检测机构应有相应的判定规则。若标准或规范不包含判定规则内容，检验检测机构选择的判定规则应与客户沟通并得到同意。
?审核要点
1.检验检测机构是否依据制定的评审客户要求、标书和合同的相关程序，其内容是否完整，是否体现了《检验检測机构资质认定能力评价 检验检测机构要求》（RB/T 214-2017）的要求并具有适用性；抽查不同形式的合同（包括上级要求、口
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头协议、一般委托协议和专门合同等）评审记录，了解合同评审内容和合同评审人员对不同情况下合同评审的执行情况。
2.检验检测机构是否与客户充分沟通，了解客户需求，是否对自身的技术能力、资质状况能否满足客户要求（包括方法要求）进行了评审。若合同中有关要求发生修改或变更时，是否进行了重新评审。对客户要求、标书或合同有不同意见，是否在签约之前协调解决。
3.对于合同出现的偏离，检验检测机构是否与客户沟通并取得客户同意，是否将变更事项通知了相关的检验检测人员。
4.当客户要求出具的检验检测报告或证书中包含对标准或规范的符合性声明（如合格或不合格）时，检验检测机构是否有相应的判定规则。若标准或规范不包含判定规则内容，检验检测机构选择的判定规则是否与客户沟通并得到同意。 ?理解提示
1.概念 （1）要求是明示的或通常隐含的或必须履行的需求和期望。这里的要求指客户的要求。其中包括有关行政机关、执法单位下达指令性的任务通知或文件。 （2）标书分为招标书和投标书
招标书是指客户发出的要求供方（检验检测机构）提供检验检测服务项目的文件（包括投标者需了解和道守的规定或文件）。
投标书是指供方（检验检测机构）应邀做出的提供满足合同要求的检验检测服务的报盘。
（3）合同是供方（检验检测机构）和客户之间以任何方式（书面的或口头的）传递的、双方接受的、规定彼此职责的、形成民事权利义务的、需要共同遵守的协议条文。检验检测机构的委托书就是简易的合同。
（4）合同评审是指合同签订前，为了确保质量要求规定的合理、明确并形成文件，且供方能实现，由供方所进行的系统活动。
2.合同评审的目的是充分理解客户的要求，满足客户的要求，并争取超过客户的期望。通过评审，保证客户提出的质量要求或其他要求合理、明确并文件齐全，且检验检测机构确有能力和资源履行合同。
3.检验检测机构应依据制定的评审客户要求、标书和合同的相关程序，对合同评审和对合同的偏离加以有效控例，记录必要的评审过程或结果。
4.检验检测机构应赋予合同评审的人员如下权利，才能有效完成合同评审： （1）有权知道检验检测机构内部各个资源的变化情况，检验检机构应规定在 检验检测资源有变化时，告之合同评审人员；
（2）有权调动检验检测机构有关技术的人力资源，共同完成合同评审； （3）有受理任务或拒绝任务的权利。
5.合同一经双方签署，则是要遵守的法律文书，而合同评审必须进行，它是一切检验检测工作的开始。
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6.判定规则是一个新的概念。当客户要求出具的检验检测报告或证书中包合对标准或规范的符合性声明（如合格或不合格）时，检验检测机构应有相应的判定规则。若标准或规范不包含判定规则内容，检验检测机构选择的判定规则应与客户沟通并得到同意，也就是要求检验检测机构要有文件化的判定规则，一旦客户有对标准或规范的的符合性声明（如合格或不合格）时，机构就可以为客户做出判别，但事先要与客户沟通并得到客户同意，这样就拓展了为客户服务的范围。
4.5.5分包
检验检测机构需分包检验检测项目时，应分包给已取得检验检测机构资质认定并有能力完成分包项目的检验检测机构，具体分包的检验检测项目和承担分包项目的检验检测机构应事先取得委托人的同意。出具检验检测报告或证书时，应将分包项目予以区分。
检验检测机构实施分包前，应建立和保持分包的管理程序，并在检验检测业务治谈、合同评审和合同签署过程中予以实施。
检验检测机构不得将法律法规、技术标准等文件禁止分包的项目实施分包。 【条文释义】
1.检验检测机构因工作量、关键人员、设备设施、环境条件和技术能力等原因，需分包检验检测项目时，应分包给依法取得检验检测机构资质认定并有能力完成分包项目的检验检测机构，具体分包的检测项目应当事先取得委托人书面同意，并在检验检测报告或证书中清晰标明分包情况。检验检测机构应要求承担分包的检验检测机构提供合法的检验检测报告或证书，并子以使用和保存。产生分包的需求主要有以下两种形式
产生分包的需求主要有以下两种形式： （1）“有能力的分包”指ー个检验检测机构拟分包的项目是共已获得检验检测机构资质认定的技术能力，但因工作量急增、关健人员暂缺、设备设施故障、环境状况变化等原因，暂时不满足检验检测条件而进行的分包。分包应分包给获得检验检测机构资质认定并有相应技术能力的另一检验检测机构，该检验检测机构可出具包含另一检验检测机构分包结果的检验检测报告或证书，其报告或证书中应明确分包项目，并注明承担分包的另一检验检测机构的名称和资质认定许可编号。
（2）“没有能力的分包”指一个检验检测机构拟分包的项目是其未获得检验检测机构资质认定的技术能力，实施分包应分包给获得检验检测机构资质认定并有相应技术能力的另一检验检测机构。检验检测机构可将分包部分的检验检测数据、结果，由承担分包的另一检验检测机构单独出具检验检测报告或证书，不将另一检验检测机构的分包结果纳入自身检验检测报告或证书中。若经客户许可，检验检测机构可将分包给另一检验检测机构的检验检测数据、结果纳入自身的检验检测报告或证书，在其报告或证书中应明确标注分包项目，且注明自身无相应资质认定许可技术能力，并注明承担分包的另一检验检测机构的名称和资质认定许可编号。
2.检验检测机构实施分包前，应制定分包的管理程序，包括控制文件、事先通知客户并经客户书面同意、对分包方定期评价（或采信资质认定部门的认定结果），
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