作需要的，由各部门负责人提出，经行政人事负责人、主管总监批准报行政人事部备案生效。
5．第四条所定的岗位话费标准只是一个原则性参考标准，所有在职员工及新入职员工必须经过批准，财务部才可在员工工资中予以发放。
6．话费实施凭发票报销，享有话费补贴员工的手机必须24小时开机。
7．手机号码由员工自行购买，为了节省费用要选择话费优惠号码及尽量使用固定电话。因工作需要需在公司直线拨打长途电话时，应在行政人事文员处做好登记。 8．公司固定电话费行政人事部每月5号以前要及时到电信局缴交，否则造成欠费停机一次，将对责任人进行一定的经济处罚。
第十三章 会议管理办法
1．职责/权限：
行政人事部：公司会议室的日常管理，会议室的统一安排。会议的接待工作。会
议室的日常清洁。
行政人事文员：公司例会的接待与会后的台面整理工作。 部门文员：部门会议的接待与会后的台面整理工作。 2．会议的组织：
2.1 公司例会由行政人事部负责组织，行政人事文员负责茶水接待与会后的台
面整理工作。
2.2 部门会议由各部门自行组织，部门文员负责茶水接待与会后的台面整理工
作。
2.3 会议准备：会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，对会议应做出事
先安排与准备，是实现会议目的的首要条件。 2.4 拟定会议内容：决定会议目的，归纳会议事项与要点。 2.5 确定参会者。 2.6 决定会议方式。 2.7 选择开会时间、地点。 2.8 拟定议事日程。
2.9 会场布置：会议空间安排、会议座位安排、会议用品及设备调配工作。
2.10 会议通知：通知内容包括：会议地点、时间、出席人员、主持、会议内容、
议程、注意事项等等。
2.11 会前审核：会议的一切准备工作就绪后，必须做好最后审核，以免出现重
大的疏漏。
2.12 会场准备：扩音设备、投影、桌椅、资料、照明、温度、空气及噪音等问
题、茶水。
2.13 会中事务：签到、会场服务、分发会议文件的资料、内外联系、传递信息、
会场秩序。 2.14 会议记录。
2.15 会后工作：撰写会议记录或纪要、议定事项的检查催办。 3．会议室使用：
会议室使用须向行政人事部统一提出申请，由行政人事部统一安排。 4．会议纪律：
4.1 实行会议签到制，不得无故缺席，有事不能出席者必须事先向召集人请假。 4.2 按时到会，不准迟到和早退。
4.3 会议期间不得接听电话和接待客人，关掉或消音所有个人通讯工具。 4.4 会议室内严禁大声喧哗与来回走动。 5．会议要领：
要严格遵守会议的开始时间。要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。 6．注意事项：
6.1 发言内容不得偏离议题。
6.2 发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。 6.3 个人发言时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。 6.4 不可取用不正确的资料。 6.5 不要尽谈些期待性的预测。 6.6 发言不可不懂装懂，胡言乱语。 6.7 尽量不要谈到抽象论或观念论。 6.8 发言的内容应该朝着结论推进。
6.9 主持人应当引导在预定时间内做出结论。
6.10 讨论会议发言者不可过于集中于某些人。 6.11 小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。 6.12 全体会议人员都应专心聆听发言。 6.13 不可打断他人的发言。 6.14 不可对发言者吹毛求疵。
6.15 在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。 6.16 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。 6.17 应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。 7．其他：
主持会议须知：注意开会时间。了解会议目的。善于引导参与讨论、避免混乱与
偏离主题、自由地表述意见、注意整理归纳、应付和表决、应获得结论。
参加会议须知：研究会议的目的、宗旨、议题及有关资料、准时出席、发言力求
简要明确、要有利于企业整体利益、避免无关的话题、反驳应注意态度和语气、不能争吵不休喋喋不休、应服从多数人的决定。
会议中提问方法：间接提问、直接提问、反问、用正确的语言、语气要亲切、提
问的顺序、促人思考、重点说明、应说明所提问题的重点。
8．附公司会议名录：略。
第十四章 办公用品管理办法
1．目的：
提高办公人员的工作效率，减少办公室的经费开支，增加经济效益。 2．职责/权限：
物业部：负责办公用品的统一申购、汇总、保管、分发、报损、盘点等管理。 行政人事部：权限内办公用品申购的批准。
部门负责人：部门办公用品的申请的审核，指导部门员工避免浪费，节约资源。 3．规定内容：
3.1 为了统一所有办公用品的上下限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有
办公用品的购买，都应由物业部统一负责。
3.2 申购手续：
3.6.1 公司统一于每月25日由各部门统一汇总申购下个月部门/个人需使用
办公用品。
3.6.2 如平时耗量过大，每周一可补申购一次，其余时间一概不予办理。 3.6.3 各部门须根据各办公用品库存情况以及消耗水平，结合日常需求量，
确定最终申购量。
3.6.4 各部门根据最终申购量填写《物品申购表》，须清楚写明品名、规格、
单价、数量、金额、用途及需用日期等。
3.6.5 报经相关权限人审批。获批后的《物品申购表》交行政人事部办公用
品管理人员分类汇总采购。
3.3 采购：
3.6.1 行政人事部严格追踪到货时间。
3.6.2 行政人事部对到货用品必须认真核对品名、规格、数量与质量，确保
无误。
3.6.3 行政人事部在对方送货单上签名后交财务部核签，并登记到货日期、
数量等。
3.6.4 行政人事部协助供应商持签收的送货单，凭发票到公司财务部结算货
款。如手续不符，财务部应不予结款。
3.4 用品分发：
3.6.1 办公用品不得重复领取，物业部统一建立《办公用品部门领用登记表》
和《办公用品个人领用登记表》。
3.6.2 部门/个人领用物品均须登录领用登记表。部门用品需由部门负责人签
收，个人用品由本人签收。
3.6.3 重复领用物品（包括有残余部分的一次性损耗品如双面胶）必须以旧
换新。
3.6.4 负责办公用品发放的部门负责人员应每次认真填写《办公用品申购受
理与发放登记表》详细记录，作为发放与盘点依据。
3.5 库存用品保管：
3.6.1 所有入库的办公用品，都必须一一填写台账，做好进出控管记录，建
立基本库存标准。
3.6.2 办公用品管理人员必须清楚掌握办公用品库存情况，单品小于基本库