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对如何提高办公室人员业务能力的几点思考

作者：张秀英

来源：《企业文化·中旬刊》2014年第03期

摘 要：本文就针对办公室人员在管理中的一些技巧和方法进行探讨。 关键词：办公室；业务能力

办公室作为单位的综合管理部门，工作业务综合性很强，具有三大特点：一是接触面广。既要承上，又要启下，还有横向联系。二是工作范围广，既要参与政务，又要管理事务。三是服务面宽。上下左右、大大小小的事都会汇集到办公室来，工作内容极其繁杂。由此可以看出，面对如此宽广的业务工作，办公室工作人员必须有较强的办事能力、较高的工作效率和良好的工作作风

一、灵活办公室管理中的人事方法。

成功的办公室管理者要博得下属的尊敬和忠心以确保部门的最高工作效率，必须具有一定的个人品质。那就是把下属作为朋友对待、使自己成为单位一员而又丝毫无损于管理职位的尊严。管理者对人不能过于亲近，因为过于亲近往往导致过于宽厚，而过于宽厚又会导致失去尊重和信任。当然冷淡和采取过分严格的纪律同样也是不成功的。因为这样管理者要求服从以牺牲合作为代价。一种能使管理员成为一个领导人而不是一个工头的态度应是介于这两个极端之间，这种态度能赢得最大的合作。办公室管理者在处理有时会破坏其部门工作高效运行的日常问题时，必须做到公正、坦率。必须要有思想准备，乐于了解问题的双方，并公平合理地解决问题。

二、制定办公室工作行之有效的运行计划。

办公管理不当，没有计划的人经常被日常的文书工作搞得晕头转向。如果努力使办公室有一个良好的秩序，就要建立起一套切实可行的制度并坚持下去。办公室工作中的通病就是事必躬亲。适当的委派，把某项任务还同完成任务的权力交给别人，让别人和你一起为实现某一目标而共同努力，既可以节省时间，又可以使下属得到充分得锻炼。作为管理人员，一定要让别人来分担你的工作。想成为一个有效的时间管理者，就一定精通委派的艺术。 三、合理有效地安排办公室时间。

用尽可能少的时间办尽可能多的事。具体方法是对遇到的事情提出三个问题：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，有哪做事做了也全然是浪费时间，没有效果。如果有些事不能，也不会有任何影响，那么，这件事便该立刻停止。二是能不能与别的事合并？把能够合并起来的事尽理合并起来办。三是能不能代替它？用费时少的办法代替费时多的办法而同样能达到目的，自然是最佳方案了。