天纵图文档管理系统操作手册 - 21 -

也可按文件发送组别来选择发送对象。可一次选择多个发送组别。

六.文件批办

【定义】

有些文件是要指定某些办理某些事情，这时在审批此文件时可进行批示办理意见及相关办理事 【操作说明】

从【菜单】\\【操作】\\【文件批办】，打开文件批办对话框。左边树图列出等审批的文件，点击类别后，可在右侧双击打开文件，这时可进行审批。 录入批办内容，并指定承办人，即可提交批办。

如果一次选择多份文件进行批办，但前提是这些文件的办理人相同。 如果要让系统自动提醒办理人，则要输入一个提醒提前天数。

七.文件承办

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【定义】

有些文件（如工作计划）需要有关人员做某些工作，因此涉及工作办理，工作办理过程可通过系统进行跟踪。

文件承办人接到文件办理通知后，可根据领导批示进行文件中有关事宜的办理，工作办理完成后，将处理过程简要描述，写入系统中，文件管理员或其他授权人就可看到工作进度及处理结果。

【操作说明】

从【菜单】\\【操作】\\【文件承办】，打开文件承办对话框。左侧树图列出未开始/进行中/已完成的文件类别，点击类别即可在右侧列出文件清单，双击即可打开文件进行阅读。如果贵单位仍用传统方法处理文件，也可将办理过程简要描述写在“文件处理签”中。

文件办理进度状态要注意及更改，以便注销此任务。 文件办理过程中，可以输入办理摘要，便于上级掌握进度。

八.文件催办

【定义】

如果承办收到文件后迟迟未进行办理，相关管理员可发送催办信息给他，催促他尽快开始处理。 文件催办包括文件审核催办/文件批准催办/文件发送催办/文件办理催办。

【操作说明】

从【菜单】\\【操作】\\【文件催办】，打文件催办对话框。左侧树状图根据催办类别列出文件目录，点击相应类别，即可显示此类别待催办的文件清单。

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文件管理员可对文件办理人进行办理提醒，昆提醒将以短消息方式发送到被催人内部邮箱中。 选择文件后，此文件相关办理自动列出。

九、文件借阅 【定义】

如果您想再次阅读已读过之文件，需要办理借阅手续。 可以借阅的文件必须符合: 1、已发送或已归档的文件； 2、当前用户具有借阅权的文件； 3、此文件未发送给当前用户。 文件借阅申请需要经过资格人审批。 【操作说明】

从【菜单】\\【操作】\\【文件借阅】，打开文件借阅对话框 ，选择“文件类别”，列表框列出此类别所有文件。

选择“批准人”并勾选要借阅的文件（如果文件太多，可在选择文件前过滤出部分文件）点击“确定”按钮，完成借阅过程。

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如果不想列表框中显示太多文件，可过滤出部分文件来。也可搜索出部分文件来。 点击切换到未批文件借阅申请，可对未批申请进行清理（删除）。

十、文件阅读跟踪 【定义】

文件管理员在“我的文件”中选择某份文件后，可在其底相关资料标签中切换到“阅读跟踪”中，即可对文件阅读情况进行跟踪，以掌握文件被阅读情况，以便对未及时阅读者进行跟催。

在阅读跟踪列表中可以查看各用户阅读情况及阅读时间，如果要修改权限等有关内容，可双击打开修改。 通过切换标签可以查看此文件的其他相关资料。

十一、文件回收管理 【定义】

当某员工调动或离职后，要回收他的文件权限，这时可用到文件回收功能。文件回收清单由文件发送清单自动生成。文件回收清单由文件发送清单自动生成。文件回收后，回收对象不再有阅读此文件的权限，同时会发一条短消息给他。 【操作说明】

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