第九章 答案

分析思考 1. 怎样进行档案检索？

分析利用需求，明确检索范围，弄清利用者查找意图和要求；确定检索途径，选择检索工具；把握检索方法，提供档案材料。

2. 如何更好地提供档案利用？

丰富馆藏，积极进行档案材料编研；健全档案检索工具体系；掌握利用者需求，通过各种途径和方式开展利用工作。 3. 档案编研工作的内容及其作用是什么？

档案编研工作的内容有：公布档案；编写各种档案参考资料；以馆藏档案为基础，参加历史研究和编史修志，撰写专门文章和著作。

档案编研工作的作用体现在：是较高层次和具有较高效能的档案提供利用方式；是开展档案编研工作是提高档案馆、室工作水平的重要途径；是开展档案编研工作是保护档案原件和长远流传档案史料的有力借施。

目标检测 一、名词解释

档案检索 对档案信息进行系统存贮和根据需要进行查找的工作。 检索语言 也称为标引语言，是在文献标引和检索过程中所使用的一种人工语言，它是根据检索的需要而创立的一种专门语言。

档案著录 档案馆（室）编制检索工具时对档案的内容和外部特征进行分析、选择和记录的过程。

档案标引 对文件或案卷进行主题分析，把自然语言转换成规范化检索语言的过程，即对主题分析的结果给予检索标识的过程。

档案利用 以馆、室藏档案信息资源为基础，通过一定方式、方法直接提供档案为利用者服务的一项档案业务工作。

档案参考资料 档案编研工作的主要内容，档案参考资料的种类主要有大事记、组织沿革、统计数字汇集、专题概要（含会议情况简介）等。

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大事记 按照时间顺序简要地记载一定历史时期的重大事件和重要活动的档案参考资料。

组织沿革 系统地记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的档案参考资料。

统计数字汇集 又称基础数字汇集，是以数字的形式反映某一单位或某一地区或某一方面的基本情况的档案参考资料。

专题概要 以文字叙述的形式简要地记述和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象相然现象的产生、发展、变化情况的档案参考资料。

二、填空

1. 档案线索、查找手段 2. 档案标引、检索 3．段落式、表格式 4．案卷

5．档案利用

6．查证性需求、资料性需求、情报性需求 7．开放档案 8．馆藏档案

9．大事时间、大事记述 10．编年法、系列法、阶段法

三、选择题（1～7为单选题，8～10为多选题） 1. B 2. D 3. C 4. A 5. C 6. D 7. B 8. ABCD 9 . ACD 10. ABC 四、论述题

1. 检索语言的作用有哪些？

第一，对文献内容及某些外表特征给予准确标引。检索语言就其本质来说是表达一系列文献内容的概念及其相互关系的概念标识系统。这种标识系统都经过规范化处理，它可以是一套词汇，也可以是一套号码或代码，但其作为检索标识都具有惟一性，以达到对文献内容及某些外表特征的准确标引。

第二，能集中和揭示内容相同及相关的文献信息。检索语言是一种系统语言，

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它能够全面地揭示文献主题概念之间存在的逻辑关系。通过揭示文献主题概念的相同关系、相互关系、等级关系，可以集中和揭示内容相同及相关的文献信息，以满足族性检索的需要，实现任意地扩检和缩检。

第三，对大量文献信息加以系统化或组织化。检索语言按照字顺的次序或逻辑的次序将大量的文献信息排列起来，可以实现信息的有序化。文献信息数量繁多，但由于经过系统化和组织化，每一个文献标识都有一个固定的位置，虽多而不乱，当进行检索时，就能一索即得，百无一失。

第四，沟通信息存贮和检出的两个过程。检索语言是检索系统的重要组成部分，它是沟通信息存贮和检出两个过程，沟通标引人员和查寻人员双方思想的桥梁。如果没有检索语言作为标引人员和查寻人员的共同语言．就很难使标引人员的标引用语和查寻人员的检索用语取得一致．文献检索也就不能实现。

2. 如何进行档案标引？

标引步骤主要包括主题分析和概念转换两个方面，就是通过对档案内容进行分析，明确档案中所包含的主题内容，然后用检索语言将其准确、简明地表达出来。

首先是对主题类型及其构成因素进行分析。进行主题分析一般可采取以下方法：

①阅读和理解题名。文件题名是对文件内容的概括，一般能够正确地揭示和反映文件主题，为主题标引提供重要信息和依据。但是，有些题名、尤其是案卷的题名不能全面准确地揭示主题内容，甚至文不对题，因此不能仅仅依据题名。

②阅读文摘、简介、前言、领导人批语等。从中往往可以发现题名中未予表达的主题内容。

③测览正文。了解文件的大致内容。这对于全面揭示文件主题、特别是揭示隐含的主题概念有重要意义。

④查阅文件的外表特征。包括责任者、时间、载体、密级等，有助于明确文件的形成背景，作用范围等，对确定文件主题也有一定意义。

其次，在确定了文件的主题概念之后，应将其转换为检索语言标出，这一过程为概念转化的过程，也就是给出检索标识的过程。概念转换是档案标引结果的体现，如果在转换中发生误差，仍然可能造成误检或漏检，影响检索效率。分类

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标引概念转换的基本作法是：根据主题分析的结果，查找档案分类表，将相应类目的分类号作为检索标识赋予被标引的档案文件。主题概念转换的基本做法是：根据主题分析的结果查找主题词表，将相应的主题词作为检索标识赋予被标引的档案文件。

最后将标引结果的审核。审核工作是对标引结果的审查。审核是档案主题标引工作不可缺少的步骤，是保证标引质量的重要措施。审查的内容主要是：检查对档案主题确定是否正确、所选定的主题词和分类号是否确切表达了主题、这些主题词和分类号的选定是否符合标引规则和组配规则、著录有无错误等。对审核中发现的问题要进行记录，以便更改，同时便于总结交流、积累经验。标引审核工作要选派精通业务人员担任，也可由标引人员互审。

3. 试述档案利用工作在整个档案工作中的地位？

档案利用就是以馆、室藏档案信息资源为基础，通过一定方式、方法直接提供档案为利用者服务的一项档案业务工作。档案利用工作的基本内容，就是介绍、报道馆、室藏档案的内容和成分，通过各种方式、方法为利用者提供档案信息，进行咨询服务。

档案利用是档案工作的中心任务，是实现档案工作为社会服务的直接手段。开展档案利用工作对档案工作的发展具有重大乃至决定性影响。档案利用工作兼承着档案工作的内外关系，在档案工作中占有突出地位。

4. 档案利用的方式和途径有哪些？

档案馆、室开展档案利用的方式和途径很多，总的来说有如下几种： 按提供档案材料的形式划分，可分为以下类型：以档案原件的形式提供利用；以档案复制品（件）的形式提供利用；以综合档案内容编写书面材料的形式提供利用。

从档案利用的方式可具体划分为以下方式方法：阅览室阅览;外借;制发复制本;档案展览 ;制发档案证明；档案咨询。

5. 编写大事记有哪些具体要求？

第一，观点正确，用材真实。在分析人、物、事时，必须坚持实事求是，取舍合理，详略得当，褒贬公允，如实地反映事物的本来面貌。用材力求真实可靠、有根有据，对每件材料的形成时间、地点以及内容的正确性都要认真加以鉴别。

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第二，大事突出，要事不漏，小事不要。大事是指事件涉及的范围广、影响大，不仅在当时属重大事件，而且事后影响久远的事情和事件。要事是指在一定的范围、一定的时间有较大影响，事后仍有一定参考意义。小事是指那些局部性的、只有一般意义的事情和活动。编写大事记时，应坚持大事突出、要事不漏的原则，记载要事是对大事的补充、衬托，使大事记内容完整、充实。

第三，系统条理，简明扼要。大事记按时间顺序记事，一事一条，不要数事一条，但事与事之间前后照应、首尾关联、脉络清楚，给人以条理清晰之感。

6.常见的档案参考资料有哪些？ （1）大事记

大事记可以向利用者提供某一问题的历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律；回顾以往情况，总结研究工作。此外，大事记则从纵的方面记述大事，可以补充档案史料汇编、历史著作和地方志等只能从横的方面了解事物之不足。

（2）组织沿革

组织沿革是系统地记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的档案参考资料。组织沿革主要包括如下内容：地区、专业系统或机关的历史概况、行政区划、建制变更情况；机关成立、合并、撤销的时间、原因，机关名称的变更，办公地点的迁移；机关的性质、任务、职权范围、隶属关系以及领导人的任免情况；机关内部组织机构的设置及变化情况，职权范围，机构负责人的姓名、任职情况；机关及内部组织机构的人员编制的扩大或缩小情况。

（3）统计数字汇集

统计数字汇集（又称基础数字汇集）是以数字的形式反映某一单位或某一地区或某一方面的基本情况的档案参考资料。

（4）专题概要

专题概要是以文字叙述的形式简要地记述和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象、自然现象的产生、发展、变化情况的档案参考资料。它的一般称呼和具体名称很多，如（xx市历年工业发展基本情况）、（xx省历届政协会简介）等等。专题概要用途很广，它既可为机关领导和有关人员系统、扼要地提供某一方面的工作、生产和其他方面的历史材料，又能为编写地方志、历史研究和科学研究等提供具有参考价值的素材。会议基本情况简介（又称会议简介）是专题概

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要的常用形式之一。它是利用会议文件简要叙述会议过程、反映出每一次会议基本情况的档案参考资料。

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