（一）公文一般由标题、发文序号、主送（报）机关、正文、用印、发文时间、抄送（报）机关、附件等部分组成。如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。

（二）请示性公文，一般一文一事。除领导直接交办的事情外，请示一般不直接送领导个人。请示一般只写一个上级单位，如需同时呈送其他单位，应用抄报形式。非特殊情况，不要越级行文请示。

（三）公文纸一般用A4开型，左侧装订。行文格式注意做到词意完整、排列对称、间距恰当、规范有序，文字要逻辑清晰，表述清楚。原则上均参照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）标准执行，常用格式：标题用二号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，一般每面排22行。

（四）文字中标题编号规范，依次为章—节—条—（一）—1、—（1）—①。

第五条 发文管理。发文包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、 校对、用印、分发等程序。

（一）集团公司推行无纸化办公。原则上发文审批及发文均在OA平台上执行。各部门拟稿，并通过工作流程报领导审核、审批后；由办公室按照审批意见登记编号、复核，并通过OA平台发文；需纸质发文的，由办公室缮印、校对、装订、用印及分发。

（二）办公室至少需保留一份书面文件，与发文审批表（发文稿纸）一并存档，年底统一移交档案室。

第六条 收文处理。收文包括对公文、传真电报、信函以及其他文字材料的签收、登记、审核、拟办、批办、传递、承办、催办等程序，上级行政主管部门及行业协会网站上发布的与公司有关的信息、文件、通知应及时下载，视同公文收文处理。

（一）文件均由办公室统一签收、拆封、登记，并在OA平台上按不同类别分类处理，及时呈送领导阅批。有关人员代收、代签的，或外出开会带回的文件和资料，应及时转交办公室处理或存档。

（二）承办人应根据文件规定的传阅范围或领导批示，及时传阅或办理。

（三）办公室对领导批示的公文要认真督办、催办，以防公文积压或漏办。

第七条 为了正确使用和处理各类公文，加强公文的规范管理，现对公司公文发文字号作如下规定：

（一）发文字号应当包括发文机关字号、年份和序号。年份和序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用方括号“（）”括入；序号不编虚位（即1不编001 ）。发文字号位于发文机关标识与横线之间居中排列，信函式公文的发文字号位于横线下右侧排列。

第三节 资料报送、接收管理制度

第八条 各级单位必须加强公司资料管理，规范公司员工在资料报送、接收中的职务行为，严格资料报送、接收的程序要求，确保资料报送、接收工作合法、真实、完整和及时，防止因资料报送、接收工作不当给公司经营管理带来各种风险。

第九条 本制度适用于公司各职能部门、各分（子）公司所有对外资料的报送和外部资料的接收工作。

第十条 对涉及合同当事人双方法律行为的文件、协议，公司对外经济活动的重要数据、文字、图纸等依据，以及作为财务结账、收款的重要凭据等，均为公司资料管理的范畴。

第十一条 公司经办人员应与需报送和接收资料的政府行政主管部门保持工作联系，及时做好有关资料的报送和接收工作。

第十二条 凡涉及与企事业单位之间的合同资料，须以合同协议为依据，及时、准确地进行报送和接收。

第十三条 报送、接收的资料主要包括：

（一）工程建设过程中的申请资料、批复文件、行政主管部门颁 发的证照、与此有关的会议纪要等；

（二）涉及工程勘察、设计、施工、监理、维修合同、材料采购、（买卖）合同、保管合同等涉及双方合同行为的一切资料；

（三）涉及到公司经营管理的对外数据资料；

（四）报送和接收的文件及其它资料。

第十四条 集团公司办公室为综合资料报送和接收的归口管理部门，各部室为对应业务资料报送和接收的归口管理部门；分（子）公司办公室为分（子）公司资料报送和接收的归口管理部门。需指定专人负责资料的登记和分发，严格执行资料报送、接收的程序。

第十五条 对外资料报送的程序

（一）经办人员应根据不同资料的具体要求，如实填报相关内容；对涉及多个部门填报的资料，各部门应积极配合，准确提供资料的相应内容，并报请有关领导核准。对事关公司的重要文字表述资料，由主管行政系统副总裁审核；对涉及公司财务各方面的重要数字资料，由公司主管财务系统副总裁审核。

（二）经办人员对已由相关部门领导核准的文件资料，交公司或职能部门经理审批，并按规定加盖印章。

（三）公司各部门应认真核准报送资料的有关内容，在确认无误或对相关部门提出的修改意见达成一致后方可签章。 （四）公司对外往来的一切书面资料，须由被赋予岗位职责的经办人本人送达， 并对书面资料的准确性负责。如发生其它任何无职责行为个人签字证明或确认行为的，仅代表其个人行为，由此给公司或各分（子）公司带来的全部责任，均由行为个人承担，公司或各分（子）公司依据国家法律法规规定或公司内部依法制定的有关制度，追偿当事人所造成的一切损失。

第十六条 外来资料接收的程序 （一）经办人员须认真审查外来资料的来源是否符合实际，签章手续是否完备，资料的内容是否完整、真实，对不符合要求的资料应拒收，直到对方补充完善后再予签收。

（二）在经营管理活动中，任何一方送达的须我方证明或确认的一切资料（包括合同各方之间的申请、确认、核实、决定、任命或表示同意、否定等书面资料），我方工作人员必须对照工作职责范围和发生经营管理活动所依据的合同、规章制度及相关法律法规的规定，认真审查核实，并报上级领导同意后，方可签收。

第十七条 相关资料的经办人和审批签章人员，应按各类资料报送、接收的期限和程序，确保资料的内容真实、准确、有效，严把资料接收、登记、签收的出入关。

第十八条 经办人员要妥善保管好文书、批复件、租（售）合同、图表、传真件、预决算资料等往来资料，不得随意出借、销毁，以便及时为财务收款、对账决算、法律诉讼等提供完整的资料凭证。

第十九条 对报送、接收的资料，经办人员必须按时间顺序和不同类别进行编码并建立相应的电子台账，全面掌握报送、接收资料的履行期限及相关要求，要分清轻重缓急，有条不紊地做好报送、接收、回收、归档工作。

第四节 印章管理制度

第二十条 印章管理要坚持合法性、严肃性和可靠性，要有效维护公司利益。 集团公司印章管理统一扎口在办公室。办公室负责公司印章的刻制、管理和使用检查工作，以及印章管理制度的制订及督促执行工作。

第二十一条 公司所有印章刻制按OA平台“印章刻制流程”办理审批，公司级印章、部门、分公司印章由集团公司办公室负责刻制，项目部资料章由所属分公司刻制，项目部刻制各类章必须填写“关于项目部印章刻制有关事宜的承诺书”。

第二十二条 印章启用均需办理“印章领用登记”，加盖清晰印模，经领用人、保管人签字后，原件报送办公室备案。

第二十三条 公司各类印章必须由专人保管，公司公章、法人印章、合同专用章由办公室或政工员保管，财务专用章由财务人员保管，各项目部印章由项目部指定专人保管。保管人不得擅自委托他人代管。印章保管人如有变动，需办理印章移交手续，原件报送办公室备案。

第二十四条 印章保管人应对请求用印的文书内容、格式、相关手续等进行把关检查，用印须严格按照OA平台“用印审批流程”履行审批，审批完毕方可用印。原则上用印材料作为审批附件上OA平台；未上传OA平台的，一般文本复印、重大事项原件留档，文稿右上角手写加注审批流程编号。集团公司办公室及各分公司要建立和完善印章刻制、领用和使用台账，规范建档备案。