(4)单证工作是政策性很强的涉外工作外贸单证工作是一项政策性很强的涉外工作，体现着平等互利和接国际惯例为事的政策精神。出口单证为涉外商务文件，必然体现国家的对外政策，因此必须严格按照国家有关外贸的法规和制度办理。例如，进出口许可证关系到国家对某些时出口商品的计划管理，甚至还会涉及两国之间的贸易协定。出口单证也是收汇的依据，当发生贸易纠纷时，又常常是处理争议、解决索赔的依据和法律文件。例如，货物在运输途中受损，货方向保险公司提出索赔，保险单就是索赔的凭证；在计算赔偿额时，发票是赔偿的依据。

1.2、单证制作的要求

在单证制作的过程中首先我们要做到的是要与客户或者相关部门提供的格式相一致，其次是要准确无误的填写相关内容，最后填写检查完毕后还要看单据与单据之间、单据与合同之间、单据与信用证之间（用信用证方式下）是否相符。

2、在单证处理过程中容易出现哪些问题

2.1、实际工作中总结经验（以本人工作作为例子分析）

随着科技信息的发展现在的单证制作都是在电脑上就可以完成了，现在要

用到纸质的就是在客户付款后然后我们交单的时候。单证制作的工作量是比较大的，而且要求要特别的细心。

在单据的填写时数字是最容易发生错误的，有时候会把数字颠倒过来写，有时候会错写甚至漏写；单据中的船名航次和柜号封条号也是比较容易出错的地方，每个柜都有对应的柜号和封条号，有的时候数量多久容易混淆、出错；货物的重量和体积有时候不是整数的，需要保留2-3位数，在输入数字时小数点的位置一定要准确无误，不然要是单据错误的传输到船公司并被发现与实际的重量和体积相差正负5%以上的话就要被罚款的；还有一点就是英文的拼写，现在大部分的单据的制作都要求要使用英文大写填写，所以容易出现拼写不正确，重点中的重点是Shipper和Consignee 一定要拼写真确。

3、针对上述的问题的解决方案

针对于数字的颠倒依照我的经验最好的就是先复制再粘贴，本来就已经经

过别人的重复检查出错的几率也减少了，要是是原始数据的话那就要自己仔细的输入，最后最好就叫旁人帮你检查，因为通常自己做的事情自己比较难发现错在哪里；对于船名航次、柜号、封条号来说它们的编制都是有规律可循的，只要你

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用心的找出规律你犯错的几率又降低了（如：马士基航运它的封条号是A或B + 7或8位数字），有这样的规律可循的话，你就知道应该从哪里下手检查了；对于大写字母的拼写错误这个问题还是比较难以预防的，因为他是无规律可循的，每间公司、货代等等他们的名称都是独一无二的，英文的拼写也更加不同，特别是那些非英文为母语的国家他们的英文名称连拼写都是无规律的，所以在这时你要怎么办呢？首先你可以通过邮件询问客户的公司全称地址和联系方式，千万不要依照合同上的买方来定义受益人或者通知人，因为或许你们的客户不一定是终端客户，有可能他也只是个中间商，所以有必要问清楚，然后只需要复制进去表哥里面就可以了，要是以后出现的什么问题你还有证据证明这个是客户的要求，你就不用平白无故的背黑锅了。

4、 外贸单证处理技巧

4．1、以信用证为例子

单证制作技巧———全面正确理解信用证中的单据要求,实用至上，正常国际

贸易操作规程，一笔合同订立之后，买方通过向本国银行提出申请由后者开出信用证，买、卖双方就可以依信用证规定履行相应义务了。卖方在履行合同时应遵循下列原则：信用证不开到不备货，信用证不改好不装船。一、面对信用证心中有数拿到一份信用证，首先应“掐头去尾”（SWIFTMT700格式的信用证开始和结尾多为电传机在发送和接收信息时自动生成，与单据制作基本无关）明确下面几个问题：

1.了解有关单据的总体要求。应清楚要求几种单据，对每一种单据都要全面理解如下内容：单据名称、份数、正副本、需否背书、如何签字、出单时间、有无额外要求及由谁制作。信用证是单据工作最主要的依据，我们在着手制单之前必须明确证中提及的该单据的上述基本要求

2.熟悉各种单据的格式和内容。不管是自制还是统一印制，每种单据都有一定的格式和内容，如不熟悉单据中的每个栏目，就是在做“无米之炊”，从业人员尤其应注意并非事先印制好的单据上的每个项目都要填写。

3.清楚各种单据运作过程。制单人员应对信用证中要求的每种单据由谁制作、如何流转、怎样填写，各当事人间怎样沟通、衔接、洽谈等都要综合考虑，全面把握，应保证在规定的时间内完成规定的“动作”不走样。 '

4.严格按规定制交合格单据。制单人员应按信用证和有关惯例的规定，从发票入手，在有关部门的配合下逐一顺序制作各种单据。所有单据都应向发票这种国际贸易核心/基本单据看齐，并且单据本身不自相矛盾，单据之间不冲突。 二、必须明确的信用证内容国际贸易中信用证多以“环银电协”

（SWIFT）形式开立，这种规范的信用证通常包括三部分：栏目名称、栏目代码和具体栏目内容。对任何一份信用证，完全理解、弄懂全部内容当然是最有助于单据制作工作，但对于初学者和具体的实际操作而言，并不需要将国外开来

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的信用证一字不差的弄明白，只要读懂相关要求并知道将该要求在哪份单据中以什么形式加以体现即可。

1.清楚谁是开证行。因为制作汇票时需要在出票依据中明确开证行的名称。实践中开证行通常出现在信用证的一开始，较典型的标志有FROM/FM，ISSUINGBANK，APPLICANTBANK，ESTABLISHINGBANK等，此外，还应注意开证行和信用证中受票人/付款人的联系和区别，一般而言，如信用证没有指定受票人，汇票中的受票人就应该填写开证行。

2.准确把握信用证号码（DOCUMENTARYCREDITNUMBER，代码为20）。有时简称DCNO.或NR.,该号码一定出现在汇票上，有时也可能会被要求显示在其它单据上。特别注意号码中可能出现的0和O，I和l（字母L的小写）和1（数字）及L和I的区别。

3.了解开证日期（31C）的意义。该日期应准确反映到汇票相应栏目中；该日期标志着受益人履行义务的开始；该日期还可以作为发票出单日期的参考；无开证日不影响信用证的有效性。

4.到期日和到期地（31D）的规定。到期日是银行承担付款、承兑及议付货款责任的最迟的期限，是约束信用证的受益人交单议付的期限,是受益人制作汇票的参考时间；到期日与装运日应有合理的间隔；到期地可以在我国，也可在进口国，实践中多争取在我国到期，如规定在进口国到期则单据寄交应打足提前量；没有规定到期日的信用证无效。 5.熟悉主要当事人（50，59）。主要指开证申请人和出口受益人，两个当事人会在众多的单据中出现，当事人的名称、地址一定要完全符合，有些信用证当事人地址中有电话/传真号码、企业税务号码等也要一并反映。限于SWIFT每个项目字符数的规定，有些信用证当事人的地址可能会出现在附加条款中。注意：开证申请人一般是客户，也可能是客户以外的第三方，UCP500规定银行可以自行开证；出口受益人的法定地址和办公地址可能会有不同；名称和地址中通用的缩略语和全称的互换是可行的。 6.信用证金额（32B）。对外结汇单据中发票、汇票、保险单以及报关单、检验证、核销单、许可证等都需要显示金额的多少。注意：数字的大小写显示保持一致；保险单中的保险金额应在CIF/CIP基础上按规定加成计算；不同国家货币数字的表示方法可能会有区别（如在欧洲USD1.000,00表示的意思是1000美元）；信用证中的计价货币可能与合同中的不一致（一定要经过汇率换算再决定是否改证）；CIF条件下，信用证要求单独列明成本、运费和保险费时应照办，且相配。 三、了解其它有关规定1.发达国家来证从篇幅、单据种类等要求较简单，中东和非洲等国家和地区的信用证则较烦琐、复杂，有的还设有陷阱。4D'H:c??D,h c??i??n??n :F7v%R??s??f

2.如信用证中出现PERCENTAGECREDITAMOUNTTOLERANCE（39A）表示信用证金额上下可以有一定百分比的浮动。

3.指定的有关银行及信用证兑付的方式（AVAILABLEWITH...BY...）包括BYPAYMENT（即期付款）；BYACCEP鄄TANCE（远期承兑）；BYNEGOTIATION（议付）；BYDEFPAYMENT（迟期付款）；BYMIXEDPAYMENT（混合付款），其中议付和承兑必须提交汇票，而即期和迟期付款则可不出汇票。

4.从利益均衡角度对费用条款进行分析。每笔信用证交易都会涉及许多费用，常见的有开证费用、通知费用、议付费用、付款费用、偿付费用、不符点费

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用、改证费用、单据邮递费用、贴现费用、保兑费用、印花税等，这些费用应由谁负担是可以协商的；常见于信用证中的“Allbankingchargesoutsidexxxareforac鄄countofbeneficiary”更不是什么一成不变的惯例。

5.交单（48）的规定。主要是交单时间、交单方式、单据种类和单据交付给谁。交单时间一般规定为装运日后一定时间；交单方式通常是分次（intwolots）以某种快递寄出;提交哪些单据及正副本均按信用证规定；单据可以按要求寄交开证行、进口商或进口国保险公司等。

6.CONFIRMATION（49保兑指示）。多数信用证规定为WITHOUT（不保兑），如保兑则显示为CONFIRMED或MAYADD，经过保兑的信用证对受益人最为有利。、

7.信用证修改。根据合同规定对信用证进行审核后如果发现有些项目必须修改，应按正常程序向对方提出，并按修改后的内容履行相应义务。

4.2、外贸单证制作里小秘密（分享调查人士的单据制作经验与技巧） 见附件一

5、结 论

广交会的更名切实无误的体现了我国外贸政策的变化。着眼于现今出现的种种问题，贸易摩擦﹑外汇储备持续增加导致人民币升值﹑国内资源浪费严重和产业结构紊乱，当务之急就是改变外贸政策。实现我国进出口平衡，才能实现与别国互利共赢的局面。同时加强建立健全贸易综合管理体系，进一步促进外贸政策的一大改革，保障我国外贸政策能稳定高效转变。

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