（二）“听证记录”应当写明听证主持人宣读听证纪律、听证参加人员的权力义务；案件调查人员提出的违法事实、证据和处罚意见；当事人陈述、申辩的理由以及是否提供 新的证据，证人证言、质证过程等内容；
（三）当事人或其委托代理人、主持人、书记员应当在笔录上逐页签名并在尾页注明日期；证人应当在记录其证言之页签名。
第四十条 听证报告书（交通行政执法文书式样之二十六）是指听证会结束后，听证主持人向交通行政执法机关负责人报告听证会情况并提出案件处理意见的文书：
（一）“听证基本情况摘要”栏应当填写听证会的时间、地点、案由、听证参加人的基本情况、听证认定的事实、证据。
（二）“听证结论及处理意见”应当由听证人员根据听证情况，对拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据做出评判并提出倾向性处理意见；
（三）听证主持人向交通行政执法机关负责人提交听证报告书时，应当附听证笔录。
第四十一条 重大案件集体讨论记录（交通行政执法文书式样之二十七）是指用以记录交通行政执法机关对案情复杂或有重大违法行为需要给予较重行政处罚的案件进行集体讨论相关情况的文书：
（一）讨论时间应包括起始时间，具体到分；重大案件集体讨论记录笔录的制作时间不得早于证据取得的时间（如讯问笔录的制作时间），不得晚于行政处罚决定书的作出时间； （二）讨论地点应具体到门牌号、房间号；
（三）“案件简介”应当包括：案件来源、违法事实、情节后果、法律依据、当事人意见等； （四）“讨论记录”栏中要明确每个人的意见；
（五）集体讨论记录要有明确的结论性意见，结论性意见要与行政处罚决定书作出的处理决定一致； （六）“出席人签名”栏应由全体出席人本人签名，体现集体负责制。
第四十二条 行政（当场）处罚决定书（交通行政执法文书式样之二十八）是指交通行政执法机关适用简易程序，现场作出处罚决定的文书。 相关制作要求参见本规范地四十三条。
第四十三条 行政处罚决定书（交通行政执法文书式样之二十九）是指交通行政执法机关依法适用一般程序，对当事人作出行政处罚决定时使用的文书：
（一）“违法事实及证据”栏应当写明违法行为发生的时间、地点、违法行为的情节、性质、手段、危害后果及能够证明违法事实的证据种类（名称）等情况；
（二）对违法事实的描述应当全面、客观，阐明违法行为的基本事实，即何时、何地、何人、采取何种方
式或手段、产生何种行为后果等；列举证据应当注意证据的证明力，对证据的作用和证据之间的关系进行说明；
（三）处罚依据应当写明作出处罚所依据的法律、法规或规章的全称，有款、项、目的，必须具体到款、项、目，特别是项的表述要规范；
（四）引用法律依据的顺序按效力位阶高低引用，效力位阶高有限引用，不得引用法律、法规、规章以外的文件作为处罚依据；不得引用未经公布的法律、法规、规章作为处罚依据；
（五）处罚内容应当主次分明、具体明确，写明处罚种类、数额、期限等，作出罚款的行政处罚，应当写明指定的收款银行名称和帐号，依法当场收缴罚款的用斜线标志；
（六）应当对当事人陈述申辩意见的采纳情况及理由予以说明；对经过听证程序的，文书中应当载明； （七）有从轻或者减轻情节，依法予以从轻或者减轻处罚的，应当写明；
（八）应当告知当事人有申请行政复议、提起行政诉讼的权利，法律、法规规定复议前置的，可以只告知行政复议的途径和期限；
（九）行政处罚决定书必须加盖交通行政执法机关印章。
第四十四条 不予行政处罚决定书（交通行政执法文书式样之三十）是指交通行政执法机关认为当事人的违法行为轻微，依法对当事人不予行政处罚时使用的文书。
第四十五条 分期（延期）缴款罚款申请书（交通行政执法文书式样之三十一）是指当事人向交通行政执法机关请求分期（延期）缴款罚款使用的文书。
分期（延期）缴款罚款申请书中应当填写案件承办人的意见和交通行政执法机关负责人的审批意见。 第四十六条 同意分期（延期）缴纳罚款通知书（交通行政执法文书式样之三十二）是指交通行政执法机关同意并告知当事人提出的分期（延期）缴纳罚款申请使用的文书： （一）写明对当事人作出的行政处罚决定的日期和文书编号； （二）写明对当事人作出的罚款决定的数额；
（三）批准当事人延期缴纳罚款的，在该选项前的方框中打勾，并写明延长期限的截止日期；
（四）批准当事人分期缴纳罚款的，在在该选项前的方框中打勾，并且每一期都应当单独开具本文书，编写文书编号并写明当事人尚未缴纳罚款的余额。
第四十七条 不予分期（延期）缴纳罚款通知书（交通行政执法文书式样之三十三）指交通行政执法机关不同意并告知当事人提出的分期（延期）缴纳罚款申请使用的文书。
不予分期（延期）缴纳罚款通知书应当写清不同意分期（延期）缴纳罚款的具体原因。
第四十八条 行政强制执行申请书（交通行政执法文书式样之三十四）是交通行政执法机关向人民法院请求
强制执行行政处罚决定所使用的文书：
（一）写明受理强制执行申请的人民法院的全称，受理法院一般为行政机关所在地法院，执行标的为不动产的，受理法院为不动产所在地的法院；
（二）写明当事人在法定期限内是否提出行政复议申请、提起行政诉讼或写明行政复议决定、行政判决的有关情况；
（三）写明当事人应当履行的处罚内容，包括行政处罚决定书中的处罚内容、复议决定书中确认的处罚内容和法院裁决确认的处罚内容；
（四）行政强制执行申请书应当附有行政处罚案件的相关案卷资料。
第四十九条 文书送达回证（交通行政执法文书式样之三十五）是指交通行政执法机关将执法文书送达当事人的回执证明文书：
（一）“送达单位”指交通行政执法机关；
（二）“送达人”指交通行政执法机关的执法人员或交通行政执法机关委托的有关人员； （三）“受送达人”指案件当事人；
（四）“送达地点”应明确具体街道、门牌号、房间号，表述准确、规范； （五）送达时间应具体到时、分，由收件人手签； （六）送达回证空白部分应作划线处理，包括备注栏。
第五十条 处罚结案报告（交通行政执法文书式样之三十六）是指案件终结后，交通行政执法人员报请交通行政执法机关负责人批准结案的文书：
（一）“处理结果”栏应当对案件的办理情况进行总结，对给予行政处罚的，写明违法事实、相关证据以及处罚决定的内容；不予行政处罚的应当写明理由；予以撤销案件的，写明撤销的理由；
（二）“执行情况”栏应当根据案件终结的具体情况写明：“当事人自觉履行了法定的义务”、“当事人未履行法定的义务由人民法院依法强制执行完毕”、“当事人死亡或者被注销、被解散，经法定程序无法执行相应义务”等内容。
第四章 文书归档及管理
第五十一条 一般程序案件应当按照一案一卷进行组卷；材料过多的，可一案多卷。 第五十二条 卷内文书材料应当齐全完整，无重份或多余材料。 案卷应当制作封面、卷内目录和备考表。
封面题名应当由当事人和违法行为定性两部分组成。
第五十三条 卷内目录应当包括序号、题名、页号和备注等内容，按卷内文书材料排列顺序逐件填写。 备考表应当填写卷中需要说明的情况，并由立卷人、检查人签名。 第五十四条 案件文书材料按照下列顺序整理归档： （一）案卷封面； （二）卷内目录； （三）行政处罚决定书； （四）立案审批表；
（五）现场笔录、询问笔录、勘验（检查）笔录、抽样取证凭证、证据先行登记保 存清单、证据先行登记保存处理决定书、鉴定意见等； （六）违法行为调查报告、违法行为通知书等；
（七）听证会通知书、听证公告、听证笔录、听证报告书等听证文书； （八）执行的票据等材料； （九）罚没物品处理记录等； （十）送达回证等其他有关材料； （十一）行政处罚结案报告； （十二）备考表。
第五十五条 不能随文书装订立卷的录音、录像等证据材料应当合理保管，分类保存，并注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等，方便随时调阅。
第五十六条 当事人申请行政复议和提起行政诉讼或者行政机关申请人民法院强制执行的案卷，可以在案件办结后附入原卷归档。
第五十七条 卷内文件材料应当用阿拉伯数字从“1”开始依次用铅笔编写页号；页号编写在有字迹页面正面的右上角和背面的左上角；大张材料折叠后应当在有字迹页面的右上角编写页号；A4横印材料应当字头朝装订线摆放好再编写页号。
第五十八条 案卷装订前要做好文书材料的检查。文书材料上的订书钉等金属物应当去掉。对破损的文书材料应当进行修补或复制。小页纸应当用A4纸托底粘贴。纸张大于卷面的材料，应当按卷宗大小先对折再向外折叠。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。
第五十九条 案卷应当整齐美观固定，不松散、不压字迹、不掉页、便于翻阅。 第六十条 办案人员完成立卷后，应当及时向档案室移交，进行归档。
第六十一条 案卷归档，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷内容。
第六十二条 本规范由交通运输部负责解释。
第六十三条 海事行政执法文书式样和制作要求由交通运输部海事局参照本规范制定。 六十四条 本规范自公布之日起实施。