秘书实务思考题

个议题汇报人已从会议室走了出来。分管秘书长在门口示意我安排下一议题汇报人进来。我马上给汇报人打电话,铃声似乎就在门外。我应声快步迎上前去,他边看表边对我说:“我没迟到吧?我是按会议通知的时间提前到的啊。”我忙不迭地小声说:“没有,没有,请进会场吧。”汇报开始了,我抬头看表,从第三个议题结束到第四个议题开始,已经过去了几分钟。

这一会儿,在外人看来似乎微不足道,但我却深感自责。由于我考虑不周,让常委会议出现冷场,实在不应该。

原因:1.安排会议具体程序没有在时间上留有一定的余地。2.重要会议具体时间安排应该事前向秘书长汇报(如果事前汇报了,出现冷场时秘书长自会灵活协调处理)。

【案例17】 身在外地的领导被安排为议题汇报人

2008年10月13日,秘书长通知我,14日下午市委常委会议要听取一次活动的筹备情况汇报,让我联系分管副市长准备汇报议题。我与市政府办公厅联系,得知这位分管副市长在外地出差,无法赶回来开会。但考虑到该活动筹备工作是由

市政府一位分管秘书长协调的,我就按惯例在建议名单中将这位分管秘书长列为议题汇报人。 14日上午,我向市政府办公厅收集会议有关材料时,意外得知这位秘书长已经出访。我一下子懵了,会议通知已经发出,下午就要开会,如果议题汇报人不能到会,那该怎么办?没了主意的我只好立即向秘书长汇报。秘书长亲自协调有关方面,重新确定了议题汇报人,才保证了会议正常进行。

看来,凡事都要注意沟通衔接,否则工作很容易出现漏洞。

原因:此例原因主要是主观原因。列某人为议题汇报人,而到当天上午还没有通知当事人(否则他怎么会“出访”而事先没有交代),这位秘书的工作也太马虎了。

第四章 调 查 研 究 思考题及参考答案

1.为什么调查研究要坚持实事求是原则?怎样才能做到实事求是?

答:调查研究的目的就是了解事物的真实情况,

掌握大量第一手材料,并通过分析研究得到对事物本质和规律的认识,从而进一步指导实践。如果在调查研究中不尊重事实、弄虚作假,就根本达不到调查研究的目的,甚至给工作造成极大的干扰和损失。

调查研究要做到实事求是,必须做到: “不唯上”——不能为了迎合领导意见而歪曲客观事实。

“不唯书”——不能被书本或过去的文件上已有的观点和结论所束缚。

“不唯己”——不能从主观愿望和个人好恶出发,要敢于否定自己原来的不符合实际的观点。 “不唯众”——是不能被暂时的多数人的观点所左右。

“要唯实”——一切从实际出发,不可为任何既定观点和结论去按图索骥,寻找所谓“论据”,也不可先入为主、偏听偏信。调查研究者不得以任何理由夸大、缩小或隐瞒、歪曲事实。 2.调查研究一般分几个阶段?各阶段有哪些主要工作?

答:一次正规的调查研究总可以分为四个阶段:准备阶段、调查阶段、研究阶段、总结阶段。

准备阶段的主要工作有:确定调查研究的课题和具体目标, 确定调查研究的对象和范围,做好调研组织、思想和技术上的准备,拟订调查提纲,设计、印制调查表格、问卷等。

调查阶段的主要工作有: 调查点的联络,进行正式调查,做好调查材料的收集、整理工作。 研究阶段的主要工作是:运用各种方法,从质和量两个方面对调查材料进行思维加工。揭示事物的本质和规律,了解事物之间的因果关系,预测事物的发展趋势,并在此基础上对领导的决策和管理工作提出具体建议。

总结阶段的主要工作有:撰写调查研究报告,输出调研信息,调研活动总结, 调研成果的转化。 3.常用的调查方法有哪些?如何正确运用这些调查方法?

答:(1)现场观察。现场观察要注意:①要观察真实的现场,防止有人制造假象,②观察要客观,不能带个人偏见,③要注意略看与细察相结合,④要注意留下原始的观察记录。

(2)个别访谈。个别访谈要注意:①选择合适的调查对象;②访谈前做好充分准备;③讲究谈话的艺术。

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