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量验收签证等。
⑤ 工地会议信息记录将在参加会议的监理人员中指定专人进行收集整理。
⑥ 现场每日的气象资料收集由信息员进行记录。 ⑵ 信息整理和储存制度
① 监理部建立的文件，属内部信息，由信息员按《信息管理规定》的格式整理归类储存。
② 工序质量验收签证类外部信息，按分部工程类别，由监理工程师按工程档案管理规定整理储存。
③ 设计文件、一般文件、报表、竣工等文件信息资料按外部文件管理程序进行整理储存。 8.4 信息管理措施
⑴ 安排专职信息员负责信息管理
监理部将安排专职的文档管理员负责监理文件和外部文件的管理，包括文件收发、保管、整理、归档、移交、无效文件的回收处理等。 ⑵ 所有信息均编码标识
有效信息按编码系统进行编码标识，对复制的文件标注“复印件”或“副本”标记，被替代或作废的文件标注“作废”标记，所有信息均按编码分类存档。
⑶ 采用计算机网络建立信息目录查询系统
按信息编码在电脑中建立信息目录查询系统，所有存档信息均录入到目录查询系统，使工程信息一目了然。 ⑷ 及时收集、传递和整理有关信息
监理部将根据工程的进展情况及时收集、传递和整理有关资料，保证信息资料与工程进度同步，充分发挥信息在动态控制中的作用，严禁在工程完工以后补做工程资料。监理资料的整理应以日常整理为基础，按编码列出目录，分类整理。整理后的资料必须内容完整、系统、准确，总监理工程师应对归档（归卷）前的资料进行审查。对于同一内容的来函及批复，正文与附件，转发文与原件要合并一起归档（归卷）。 ⑸ 严格履行收、发文登记签收手续
监理部将建立收、发文登记本，来往文件均在收、发文登记本上记录，并履行签收手续。
⑹ 制定档案管理规定，做好保密工作
所有信息文件一经归档，任何人借阅均须按档案管理规定手续办
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理，保密资料需经领导批准才能借阅。
⑺ 采用数码照相与计算机结合进行工程形象进度管理
监理部将采取数码照相机技术，定期、定点对工程的形象进度进行拍照，并把照片附在监理月报中报送发包人。 8.5 信息编码
⑴ 文件信息编码
文件信息采用三级编码，第一级表示文件类别，取文件类别名称中关键字的一个拼音字母；第二级表示文件名称，取文件名称中两个关键字的拼音字母；第三级表示文件信息序号，从“01”开始，按先后顺序编排。例子：
J L— TZ— 01 第01号监理通知 监理通知 监理文件
⑵ 工程项目编码
工程项目采用三级编码:第一级，表示单位工程编码，取用单位工程名称首位字母；第二级，表示分部工程编码，采用2位数字；第三级，表示单元工程编码，从“1”开始，按施工顺序编排。监理部根据初步的项目划分及前述的编码原则，编制了本工程项目编码。待政府质监部门批复项目划分表后，再根据施工图内容补充调整。 ⑶ 常用信息名称及报送范围
常用信息名称及报送范围见表8—1 ，监理部将根据实际施工需要，在监理过程中对本表进行补充和完善。
表8—1 常用信息名称及报送范围表
报 送 范 围 序号 1 2 3 4 5 名 称 设计文件审签表 进场材料质量检验报告单 施工放样报验单 施工进度计划审批表 实际施工进度报告表 专业监理工程师 ● ● ○ ○ 总监理工程师 △ ○ △ ● - 48 -
备注 承包人 △ △ ● △ 发包人 ● ○ ○ 北京奥腾博宇工程咨询有限责任公司
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6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 主要施工机械、设备使用情况月报表 现场施工人员月报表 工程变更令 工程变更签证单 索赔签证单 工程质量事故处理报告单 工程交工证书 工程缺陷责任期终止证书 监理文件 监理备忘录 监理通知 会议纪要 单位工程开工令 工程暂停令 分部（分项）工程开工许可证 工程款支付证书 监理月报 ● ● ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ △ △ △ ● △ △ △ △ △ △ △ △ △ △ △ △ △ ● ○ ○ △ ● ● ● ○ ● ○ ● ● ● ○ ○ ○ ● ● ○ ○ ○ △ ● ○ ● ○ ○ ○ ● ● 注：表中符号：△—发件人 ●—主送人 ○—抄送人 8.6 监理报告
1）定期的信息文件——监理月报 监理月报的主要内容：
⑴ 项目概述：包括项目位置、项目主要特征及合同情况简介。 ⑵ 大事记。
⑶ 工程进度与形象面貌。 ⑷ 资金到位和使用情况。
⑸ 质量控制：包括质量评定、质量分析、质量事故处理等情况。 ⑹ 合同执行情况：包括合同变更、索赔和违约等。 ⑺ 现场会议和往来信函：包括会议记录、往来信函。
⑻ 监理工作：包括监理组织框图、资源投入、重要监理活动、图纸审查、发放、技术方案审查、工程需要解决的问题和其他事项。
⑼ 承包人情况：包括劳动力的动态、投入的设备、组织管理和存在的问题。
⑽ 安全和环境保护。 ⑾ 进度款支付情况。 ⑿ 工程进展图片。
⒀ 其他：包括水文和气象等自然情况。 2）不定期的监理工作报告
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⑴ 关于工程优化设计、工程变更的建议。
⑵ 投资情况分析预测及资金、资源的合理配置和投入的建议。 ⑶ 工程进度预测分析报告。 3）日常监理文件
⑴ 监理日记及施工大事记。 ⑵ 施工计划批复文件。 ⑶ 施工措施批复文件。 ⑷ 施工进度调整批复文件。 ⑸ 进度款支付确认文件。
⑹ 索赔受理、调查及处理文件。 ⑺ 监理协调会议纪要文件。 ⑻ 其他监理业务往来文件。 8.7工地会议
⑴ 工地例会
① 在施工过程中，监理人将应定期主持召开工地例会。会议纪要应由监理人负责起草，并经与会各方代表会签后，发送至有关单位。
② 工地例会应包括以下内容：
a.检查上次会议决议落实情况，分析未完事项的原因。
b.检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施。
c.检查分析工程质量情况，针对存在的质量问题提出改进措施。 d.检查工程量核定及工程款支付情况。 e.解决需要协调的有关事项。 ⑵ 技术交底会议
监理人将组织设计人向承包人进行施工设计图纸的全面技术交底（设计意图、设计要求、质量标准、技术措施），并根据讨论决定的事项做出书面纪要交设计、承包人执行。 ⑶ 监理实施细则交底会议
相应专业工程开工前，监理部将组织召开发包人、承包人参加的会议，进行相应监理实施细则交底。 ⑷ 专题会议
由监理部组织召开解决专门问题的会议。
以上会议必须有会议签到、会议记录。必要时整理成会议纪要，发给与会单位。
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